home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / ezf221 / ezf.doc < prev    next >
Text File  |  1991-08-11  |  29KB  |  639 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                               EZ-FINANCE
  7.           Copyright(c) 1989, 1990, 1991 by DanSoft Software
  8.  
  9. NOTICE
  10.  
  11.      EZ-FINANCE is being distributed as SHAREWARE. You may make copies
  12. for your friends, your computer club, your local bulletin board, etc.
  13. However, you may not use this program for any commercial or other
  14. profit making purpose without the express, written consent of the
  15. author.
  16.  
  17.      Commercial bulletin boards like CompuServe who list programs and
  18. charge their customers to download them may ignore this prohibition.
  19. Distributors of SHAREWARE programs may likewise distribute copies of
  20. this program and charge their customers a fee as long as this
  21. documentation accompanies the program. SHAREWARE distributors may also
  22. list EZ-FINANCE in their sales catalog or other sales material. All
  23. others may contact the author through the Company BBS at (415) 838-
  24. 7687, through CompuServe (ID 70025,174) or at the address listed
  25. below. 
  26.  
  27.      EZ-FINANCE is not FREEWARE! You may test drive the program for 30
  28. days. However, if at the end of 30 days you continue to use it then
  29. you are required to send a registration fee of $29.95 to:
  30.  
  31.                                DanSoft
  32.                             137 Gerald Dr.
  33.                           Danville, CA 94526
  34.  
  35.      When you register you will be sent the information to order
  36. special computer checks and envelopes that are compatible with EZ
  37. FINANCE. In addition you be will advised of future enhancements to EZ-
  38. FINANCE and you will be entitled to upgrade at a nominal charge.
  39.  
  40.      The author makes no warranty, either expressed or implied, as to
  41. the merchantability or fitness of this program for any particular
  42. purpose.
  43.  
  44. OVERVIEW
  45.  
  46.      EZ-FINANCE is a full featured, easy to use, personal finance
  47. program designed to automate your routine financial chores such as
  48. writing checks and keeping financial records.
  49.  
  50.      With EZ-FINANCE you enter your cash transactions on electronic
  51. forms that resemble the paper forms you now use. The information from
  52. these forms is automatically entered in an electronic check register.
  53. You can use your computer to print the checks you enter in the
  54. register or you can simply use EZ-FINANCE to keep track of your income
  55. and expenses. EZ-FINANCE uses the information you enter in the
  56. register to produce many useful financial reports to help you control
  57. your finances.
  58.  
  59.      EZ-FINANCE can cut your bookkeeping time in half and at the same
  60. time provide you with all the information you will need to effectively
  61. manage your financial affairs. EZ-FINANCE produces these financial
  62. reports:
  63.                                                                       
  64.                                Register 
  65.                             Deposit Details
  66.              Check Details (Expense Category by I.D. No.)
  67.         Check Distribution (Check Amounts by Expense Category)
  68.                    Payee History (Expenses by Payee)
  69.            Cash Flow (A Summary of Income and Disbursements)
  70.                        Tax Information Schedule
  71.                          Bank Reconciliations
  72.  
  73. ON-LINE HELP
  74.  
  75.      EZ-FINANCE has an extensive help system incorporated in the
  76. program if you get stuck. You can press the F1 key from amost anywhere
  77. in EZ-FINANCE and get help that is sensitive to the particular part of
  78. the program you are currently working in.
  79.  
  80. FREQUENTLY USED KEYS
  81.  
  82.  
  83. INS - Used to activate an entry form such as a check or deposit slip
  84. for single entry transactions.
  85.  
  86. HOME - Used to activate an entry form such as a check or deposit slip
  87. for multiple entry transactions.
  88.  
  89. ENTER - Used to accept data in the current field and go to the next
  90. field. It is also used to activate the Edit function.
  91.  
  92. DEL - Used to delete a record.
  93.  
  94. ESC - This is EZ-FINANCES's "back-out key". Used to return to the
  95. previous field, form, table, or menu.
  96.  
  97. F1 Function Key - Help Key. Used to activate context sensitive help
  98. system.
  99.  
  100. F2 Function Key - Used to activate lookup tables.
  101.  
  102. F4 Function Key - Selects the Browse mode in the Register.
  103.  
  104. F7 Function Key - Print key.
  105.  
  106. F8 Function Key - Activate pop-up calendar.
  107.  
  108. F9 Function Key - Activate pop-up calculator.
  109.  
  110. Ctrl + Spacebar - Used to mark checks and deposits.
  111.  
  112. Arrow Keys - Used to move up and down and left and right on menus.
  113.  
  114. PgUp - PgDn - Used to scroll a screen at a time.
  115.  
  116. STARTING THE PROGRAM
  117.  
  118.      Before running the program set your Config.Sys file in your root
  119. directory to:
  120.  
  121.                               Files = 35
  122.  
  123.      Set up a directory on your hard disk called EZF (or any other
  124. name you wish to use). Copy the EZ-FINANCE files to this directory.
  125. The files that come with the program are:
  126.  
  127.                                 EZF.EXE
  128.                              ACCOUNTS.DAT
  129.                              ACCOUNTS.K01
  130.                              ACCOUNTS.K02
  131.                              ACCOUNTS.K03
  132.                                BANKS.DAT
  133.                                BANKS.K01
  134.                                 EZF.DOC
  135.                              NEWCHECK.HLP
  136.                              CATEGORY.DAT
  137.                              CATEGORY.K01
  138.                              CATEGORY.K02
  139.                              CATEGORY.K03
  140.                              CATEGORY.K04
  141.                              CATEGORY.K05
  142.                               CONTROL.DAT
  143.                                PAYEE.DAT
  144.                                PAYEE.K01
  145.                                PAYEE.K02
  146.                              REGISTER.DAT
  147.                              REGISTER.K01
  148.                              REGISTER.K02
  149.                              REGISTER.K03
  150.                               BEG_BAL.DAT
  151.                               BEG_BAL.K01
  152.                               EZFREAD.1ST
  153.                         
  154.      
  155.      We recommend that you have 640K of RAM and a color monitor for
  156. maximum efficiency and enjoyment of the program. You will also need a
  157. dot matrix printer to prepare computer checks and print reports. If
  158. you have a disk cache program we strongly recommend that you use it as
  159. it will speed up the program considerably. 
  160.  
  161.  
  162.      After EZ-FINANCE has been copied to your hard disk simply type
  163. EZF at the DOS prompt to run the program:
  164.  
  165.      C> EZF
  166.  
  167.      The Main Menu will now appear on your screen:
  168.  
  169.      Enter     Reports   Maint     Utilities      Quit
  170.  
  171.      Each of the Main Menu functions will be explained in detail
  172. later. Here is a quick summary of what each item does:
  173.  
  174.      1. Enter - This takes you to the Register (the centerpiece of the
  175.      program). This is where you enter your checks, deposits, and
  176.      other cash transactions.
  177.  
  178.      2. Reports - This is where you print checks and financial reports
  179.      The bank reconciliations report is printed using a hot key from
  180.      within the bank reconciliation module.
  181.  
  182.      3. Maint - This option is used to maintain (add, edit, and
  183.      delete) the Payee List, the Chart of Accounts and the Bank List. 
  184.  
  185.      4. Utilities - This is where you tell EZ-FINANCE which bank
  186.      account you want to use, enter the starting bank balance and
  187.      enter certain default (start-up values) you want to use.This is
  188.      also where you reconcile your bank accounts.
  189.  
  190.      5. Quit - You select this option to return to the DOS prompt.
  191.  
  192. HOW TO USE EZ-FINANCE
  193.  
  194.      You begin using EZ-FINANCE at the Main Menu. You can get to the
  195. Main Menu with the ESC key (the "back-out key").
  196.  
  197.      You scroll across the Main Menu with the left and right arrow
  198. keys. You select an option from the menu by placing the light bar over
  199. it and pressing the ENTER key.
  200.  
  201.      When you select an item from the Main Menu bar a drop down menu
  202. appears on the screen with additional choices. You move up and down
  203. the sub menu with the up and down arrow keys. You make selections by
  204. placing the light bar over the item you wish and pressing the ENTER
  205. key. A brief description of what each menu items does is displayed for
  206. you at the top of the screen.
  207.  
  208. SETUP
  209.  
  210.      1. The first time you start the program a form appea